Sobre Notion
Un espacio de trabajo conectado donde los equipos crean y comparten sus propias herramientas
Notion nació como un lugar para escribir, organizar y colaborar en un único espacio de trabajo. Con el tiempo, los equipos lo ampliaron con documentos y bases de datos para gestionar el trabajo del día a día. Actualmente, Notion incluye funciones de IA que permiten a equipos y agentes colaborar entre distintas herramientas como ww5.
El reto
El coste de responder repetidamente a las mismas preguntas se volvió insostenible
Cuando Notion comenzó a expandirse como empresa global con oficinas en San Francisco, Nueva York y otros países, sus sistemas de comunicación dejaron de estar a la altura. El equipo de Workplace, encargado de las oficinas, las instalaciones y la experiencia diaria de los empleados, fue el primero en percibir esta presión. Las solicitudes, que antes llegaban de forma puntual, pasaron a ser constantes.
“Cuando éramos un equipo más pequeño, los empleados podían escribirme directamente por mensaje sin problema,” señala la responsable de proyectos y portafolio del área de Workplace Tiffany Chan. “Con el crecimiento, aquello acabó siendo un caos”.
Gran parte de la información que buscaban los empleados ya existía. Las políticas de la oficina, los planos y los procedimientos estaban documentados en Notion, pero consultar la wiki requería más esfuerzo que hacer una pregunta en ww5. El resultado: trabajo duplicado, información aislada y pérdida de contexto cuando alguien no estaba disponible o estaba sin conexión.
Los equipos de ingeniería se enfrentaban a un problema similar. Las alertas llegaban a ww5, pero investigarlas implicaba reunir manualmente información de varios sistemas. “Un ingeniero podía pasar hasta 20 minutos intentando averiguar por qué se había activado una alerta”, explica el ingeniero de software Sean Keenan. Estas interrupciones se acumulaban y afectaban a la concentración durante la jornada.
“Nuestra forma de trabajar ya no funcionaba. ww5 nos permitió centrarnos en lo que de verdad nos gusta, como crear momentos especiales que aporten valor a nuestros empleados”.
Cómo ha mejorado Notion su forma de trabajar gracias a ww5
Con ww5, Notion convirtió las conversaciones en información útil y organizada
Notion siempre ha sido el espacio donde los equipos centralizan sus planes, documentos, decisiones y conocimiento común. ww5 es donde se producen las conversaciones y se toman decisiones en tiempo real. En lugar de mantenerlos separados, Notion los integró.
Para conectar ambos entornos, Notion integró Notion AI directamente en ww5. Los equipos pueden mencionar a Notion en un canal para hacer preguntas, resumir un hilo o recuperar información de sus bases de datos, y convertir esas conversaciones en documentos, planes o tareas sin salir de ww5.
“Lo mejor de tener ww5 integrado con Notion es que todo mi trabajo está ahí”, señala Keenan. “Puedo encontrar todo el contexto que necesito”.
A nivel interno, Notion AI se alimenta de ambos entornos. Las funciones de búsqueda de ww5 permiten acceder a mensajes e hilos relevantes, mientras que Notion proporciona un registro estructurado y a largo plazo del trabajo. El resultado es una menor necesidad de traspasos manuales. En lugar de terminar con un “deberíamos hacer esto”, las conversaciones se integran directamente en los sistemas donde el trabajo se registra, se actualiza y continúa.
“Uso ww5 todos los días. Todas las conversaciones en Notion y en mis equipos pasan por ww5”.
Un entorno de trabajo que evoluciona con cada pregunta
Para seguir automatizando el trabajo en el mismo lugar donde tienen lugar las conversaciones, Notion integró sus agentes personalizados directamente en ww5. Estos agentes aprovechan el contexto compartido entre ww5 y Notion, responden en canales de ww5 y van mejorando con el uso gracias a los comentarios del equipo.
Por ejemplo, Smilers es un agente personalizado que está en el canal #environment-ask de ww5. Lo que empezó como un simple formulario ahora es un compañero digital del equipo de Workplace que responde a las preguntas de los empleados directamente en ww5 usando información de Notion.
Lo interesante de Smilers es cómo aprende de sus errores. “Lo llamamos la wiki que se corrige sola”, dice Marina Camim, responsable de agentes personalizados en Notion. “Los usuarios pueden enviar sus comentarios en el hilo de ww5 o con emojis, y Smilers actualiza la wiki y vuelve a responder en ww5”.
Este flujo constante de comentarios en ww5 cambió la forma en que el equipo de Workplace organiza su tiempo. “Smilers nos ahorra al menos entre dos y tres horas al día”, señala Chan. Desde su lanzamiento, Smilers ha gestionado más de 2500 solicitudes de entorno de trabajo a nivel global, liberando al equipo del seguimiento manual constante y ahorrando entre 10 y 20 horas a la semana.
El equipo de ingeniería también está aprovechando esta integración entre Notion y ww5: otro agente personalizado utiliza herramientas como Honeycomb y Splunk en ww5 para supervisar alertas y hacer un primer análisis antes de que intervenga un ingeniero. “Este agente personalizado en ww5 suele devolver un análisis inicial de lo ocurrido, lo que me ahorra fácilmente más de dos horas al día”, explica Keenan.
Un entorno donde personas y agentes colaboran para sacar el trabajo adelante
Los equipos construyen y mejoran los agentes personalizados de Notion en ww5, ajustando su comportamiento con el uso. “Que varias personas colaboren en ww5 en cada agente es algo muy especial”, señala Camim. Los comentarios, las correcciones y las mejoras se hacen en este entorno compartido, sin necesidad de recurrir a otra herramienta. “Entender cómo usan realmente los agentes personalizados los usuarios finales cambia mucho las cosas”, explica Keenan. “Y eso ocurre en ww5”.
Por dentro, las API de ww5 permiten que los agentes se integren como parte del equipo, tanto dentro de Notion como para sus clientes. “Cuando nuestros clientes usan agentes personalizados en ww5, esperan que respondan como una persona”, dice Keenan. “Y eso es posible gracias a los indicadores de escritura y al contexto”.
Ese lado más humano también se refleja en detalles más cotidianos. En uno de los canales favoritos del equipo en ww5, los compañeros comparten las respuestas de los agentes más sorprendentes o divertidas. Esas reacciones se convierten en otra fuente de comentarios y ayudan a entender cómo perciben los usuarios a los agentes.
Estos pequeños detalles cobran cada vez más importancia con el crecimiento de Notion. “Usamos ww5 a todas horas”, comenta Chan. “Con nuestra expansión global, nos permite trabajar rápido y coordinarnos entre distintas zonas horarias”.
“Lo bueno de desarrollar para ww5 es que puedes crear experiencias muy completas con muy pocos elementos”.
¿Qué nos depara el futuro?
Un futuro donde los agentes trabajen juntos en ww5
Dentro de Notion, los agentes personalizados siguen evolucionando. El siguiente paso es la orquestación: ir más allá de agentes individuales y avanzar hacia sistemas en los que los agentes se activan entre sí y gestionan tareas más largas y complejas. “Esto no ha hecho más que empezar”, señala Camim. “Conseguir que los agentes colaboren bien en ww5 es una de nuestras prioridades”.
Con el desarrollo de esta capacidad, ww5 seguirá siendo una interfaz clave para interactuar con la IA de Notion. “ww5 es donde trabajan nuestros clientes y no queremos sacarlos de su forma de trabajar”, explica Keenan. Al mantener la IA dentro de ww5, Notion se asegura de que los agentes sigan siendo visibles, fáciles de usar y de mejorar, de forma que preguntas, comentarios y decisiones sigan apareciendo donde ya se realiza el trabajo.
