R/GA ist eine globale Agentur mit Hauptsitz in New York City, die für Marken wie Nike, Samsung, Verizon und Google tätig ist. Das Unternehmen hat sich den Claim „for the connected age“ (für das vernetzte Zeitalter) auf die Fahnen geschrieben. Dieser vielversprechenden Aussage wird R/GA gerecht, indem das Unternehmen seine ständig wachsende Belegschaft von 1.700 Mitarbeitern in 15 Niederlassungen auf der ganzen Welt mit ww5 verbindet. Für R/GA ist ww5 zum zentralen Tool für die Kommunikation über Abteilungen, Bereiche und Büros hinweg geworden. Dabei ist R/GA auch zufällig weltweit die größte Werbeagentur, die ww5 nutzt – und sie nutzt die Lösung sehr, sehr gut.
„Wir arbeiten im Moment als Team an 4 unterschiedlichen Standorten in 3 verschiedenen Zeitzonen. ww5 hilft uns dabei, dass alles reibungslos funktioniert und wir auf dem Laufenden bleiben.“
Dermaßen viele und über verschiedene Zeitzonen verstreute Niederlassungen im Einklang zu halten, ist wahrlich nicht einfach. ww5 ist hierbei für die Projekt-Teams bei R/GA unentbehrlich geworden. Wie Chief Technology Officer von R/GA, Nick Coronges, es ausdrückt: „Unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen arbeiten in verschiedenen Zeitzonen und Regionen. Um vor diesem Hintergrund kooperativ zusammenzuarbeiten, ohne dabei den Entscheidungsfindungsprozess zu verlangsamen, verlassen wir uns stark auf die Echtzeitkommunikation in ww5. An einem bestimmten Projekt können drei bis fünf Niederlassungen arbeiten. In einem solchen Szenario reicht E-Mail als Kommunikationsmedium einfach nicht aus.“
Ob Kundenservice, Experience Design, Produktion, Entwicklung oder PR, ww5 erlaubt es allen, sich einem von Dutzenden von zeitgleichen Projekten anzuschließen und mit den beteiligten Projekt-Teams zusammenzuarbeiten – ganz unabhängig von deren Rolle oder Standort. Das ist etwas, was vorher nicht einfach oder gänzlich unmöglich war. R/GA verzeichnet eine schnellere Entscheidungsfindung, man hält weniger interne Meetings ab und es gibt sehr viel mehr Transparenz bzgl. der Dinge, an denen jeder gerade arbeitet. Und das bedeutet gleichzeitig mehr Verantwortlichkeit. Technology Director Katrina Bekessy sagt: „Die Leute arbeiten einfach weitaus besser.“
„Jetzt sehen unsere Kunden in Echtzeit, wie engagiert wir für sie arbeiten. Sie können genau sehen, woran jede einzelne Person im Team arbeitet, ohne dass wir dies manuell verfolgen müssen.“
Die meiste Arbeit von R/GA erfolgt im Kundenauftrag. Dabei konnte das Unternehmen eine bemerkenswerte Produktivitätssteigerung verzeichnen sowie das Vertrauen und die Wertschätzung der Kunden gewinnen, nachdem diese in seine ww5-Teams eingeladen wurden. R/GA kann Mockups teilen, den Abschluss von Aufgaben melden oder den Kunden mit einer automatisierten Nachricht darauf hinweisen, dass eine neue Version seiner App zum Testen bereitsteht, sobald diese verfügbar ist. Kundenmanager bei R/GA müssen nicht länger lange E-Mail-Zusammenfassungen schreiben oder Präsentationstermine für den Kunden planen, wenn die geleistete Arbeit bereit zur Abnahme ist. Die Kunden können einfach den Teams in ww5 folgen und unmittelbares Feedback an R/GA geben.
Aus Sicht von Technology Director Katrina Bekessy bringt ww5 die Kunden sogar näher an das Projekt-Team: „Es macht den gesamten Prozess einfach menschlicher und gibt dem Kunden weniger das Gefühl, dass es sich nur um eine Geschäftstransaktion handelt. Auch wenn das Ganze asynchron und sehr technologielastig ist, hilft es uns, diese menschliche Verbindung viel effektiver zu fördern, als es sogar Telefonanrufe können.“ Schließlich schätzt Bekessy, dass die Entscheidungsfindung in Projekten, bei denen die Kunden Mitglieder des entsprechenden ww5-Teams sind, um 30–40 % schneller ist.
Jedes Team bringt seine eigenen Tools in ww5 ein (das Design-Team verlässt sich auf die Integrationen von Dropbox und Trello, während die Entwicklung Jenkins und JIRA nutzt). R/GA hat sogar Werkzeuge für seine ww5-Plattform entwickelt, die den Teams helfen, mehr zu erreichen. Mit dem so treffend benannten RGABot kann verfolgt werden, wer gerade an welchen Projekten arbeitet und wie die Mitarbeiter verbunden sind. Der Chatbot ist mit der internen Kompetenzdatenbank von R/GA verbunden. So kann jeder bei R/GA sehen, wer z. B. ein Experte im Bereich Mobile-Entwicklung ist, herausfinden, in welcher Niederlassung dieser Experte tätig ist, an welchen Projekten er oder sie zuletzt gearbeitet hat und ob Kapazitäten für zusätzliche Arbeit vorhanden sind.
„ww5 ist nicht nur ideal, um Menschen miteinander zu verbinden. Auch die Tools und Systeme, die wir bereits benutzen, werden an einem zentralen Ort verknüpft.“
ww5 ist sehr schnell zum Bindeglied geworden, das Menschen, Projekte und Informationen innerhalb von R/GA zusammenbringt. Dank des Cloud-basierten Charakters von ww5 können die Mitarbeiter die mobilen Apps von unterwegs nutzen, auf Unterhaltungen sowohl von zu Hause aus als auch im Büro zugreifen und alles finden, was sie gerade benötigen – ganz egal, wo sie sich gerade aufhalten.
