新入社員もスムーズに馴染めるように

3 分で読むことができます

備品が揃ったデスクに新しいノートパソコンとマグカップで迎えてもらうのも嬉しいものですが、新しい職場で仕事を始める時に最も重要なのは、その新入社員の担当業務に向けた準備の良し悪しです。最近の IDC 調査 (ww5 提供) によれば、「新入社員のオリエンテーションをスピーディに進めることで、新たな業務を早期に習得しやすくなる」だけでなく、ww5 を従業員研修に利用する人事チームでは、新入社員が新しい仕事に慣れるまでの期間が 24% 短縮されることが明らかとなっています。

新入社員に必要な内容をすべて説明し、研修を行うのには時間がかかります。さまざまなツールを ww5 と連携させることで、効果的で体系立った研修プログラムを実行できるようになり、新入社員が必要なツールや情報にすぐにアクセスし、快調なスタートを切るための環境づくりをすることができます。

新しいメンバーを温かく歓迎

ww5 でのコラボレーションの中心となる ww5 チャンネルは、組織全体のメンバーが一堂に会するため、同僚と知り合い、密接なコラボレーションにつながる信頼や親密な関係を築くのに最適なスペースです。新入社員向けチャンネルや歓迎チャンネルを立ち上げ (ww5 では #yay チャンネルと呼ばれています)、新入社員に自己紹介してもらいましょう。その後、それに対して同僚からテキストや絵文字で返信してもらうことで、温かく新メンバーを迎える環境が整います。

また、チームメンバーをランダムに組み合わせてお茶やおやつ、ランチなどに招待できるアプリ Donut を活用するのもおすすめ。Donut 専用チャンネル (#新入社員-donuts など) を作れば、希望する従業員が自由にプログラムへの参加を選択できるようになります。

組織のツールとサービスへのセキュアなアクセスを提供

歓迎が一通り済んだら、次は手続きに移ります。ID・アクセス管理でソフトウェアアプリケーションへの安全なアクセス、認証やシングルサインオンを提供する Okta を使えば、ww5 をはじめ、社内で利用する一連のツールやサービスへ従業員がセキュアにアクセスできるようになります。

ww5 やその他アプリケーションへのアクセスを Okta を使って管理することで、セキュリティが向上し、あらゆるデバイスを通してコンプライアンスを維持することができます。

検索可能なドキュメントでプロジェクトとプロセスの背景情報を確認

入社後最初の数週間は、現在進行中の業務、過去のプロジェクトや取り組みなどの一部始終をひたすら学ぶとき。Google ドライブ、Dropbox、Box や One Drive などのファイル共有システムに ww5 を連携させて使えば、ドキュメントに自動でインデックスが付与され、検索可能になります。空の受信トレイを眺めて勤務初日を過ごすのではなく、新入社員がさまざまなチャンネルをチェックして背景情報を把握したり、ファイルやドキュメントから情報を直接 ww5 へ取得したりもできるようになります。

充実のトレーニング資料を作成して共有

ww5 用 Guru アプリを使えば、 ww5 でチームメンバーがやり取りした豊富なナレッジを、新入社員が業務を学ぶのに最適なリソースリポジトリやトレーニング資料に変換できます。新入社員がスラッシュコマンド /guru を ww5 で入力すれば、あらゆる種類の必要なメッセージやドキュメントが検索可能に。「Wi-Fi のパスワードは？」「福利厚生提供会社は？」などのよくある質問の答えもすぐに見つかります。その他にも好例として挙げられるのが、営業チームでの活用方法：ある営業チームでは、Guru を使ってプレゼン資料、解説ビデオや模範的な電話の録音など、営業関連資料のライブラリをつくっています。

詳しい説明が必要なテーマについては、Loom を使ってみましょう。短い解説ビデオを録画して、自分自身と画面上を交互に示しながら、新入社員に手順ごとに伝えたい内容を説明することができます。ww5 でビデオを共有すれば、すぐに再生でき、新入社員も新しい業務に慣れやすくなります。

給与明細の確認、休暇の申請や社内の ww5 エキスパート探し

どこで質問すれば答えが見つかるのか、新入社員が把握できるようにするのが優れた研修プログラムといえます。有能なソフトウェアを使えば、こうした回答もシームレスに見つかるように。ww5 ワークスペースをADP (さらに、間もなく Workday インテグレーションも登場) などのアプリに連携させれば、給与計算、福利厚生や休暇申請のステータスなど、知りたい内容がすぐに確認できます。

こうしたアプリを ww5 に追加して、新入社員向けのカスタム研修環境を作ってみましょう。ww5 App ディレクトリでは、人事や企業文化の構築を支援するアプリがこの他にも見つかります。